Curso de Formalización

Guía 1

Las ventajas de la formalización

¡Hola!

¿Te gustaría poder acceder a los beneficios que entrega la Municipalidad o algunas instituciones públicas, para hacer crecer tu negocio?

¿Te gustaría poder separar las cosas de tu negocio de las tuyas personales, contando con una cuenta bancaria independiente para administrarlo?

¿Te gustaría contar con una previsión a futuro y acceder a una mejor salud?

¿Te gustaría que tus productos estuvieran seguros y tener un local para operar, sin riesgos de multas o decomisos?

Yo soy un emprendedor como tú. Comencé mi negocio con una buena idea y poco más, pasé por altibajos, y pasito a paso, con mi esfuerzo, vi cómo mi negocio empezó a crecer y a prosperar. Al principio, no tenía los documentos necesarios para realizar mi negocio tranquilo. Con el tiempo, mi clientela comenzó a aumentar y a pedirme productos que iban más allá de lo que yo hacía.

Me di cuenta que para responder a esa demanda y seguir aumentando mis ventas, necesitaba de apoyos. Porque iba a tener que invertir para producir más; por lo tanto, necesitaba conseguir financiamiento, y contar con mejores proveedores.Porque iba a tener que invertir para producir más; por lo tanto, necesitaba conseguir financiamiento, y contar con mejores proveedores. Pero, cómo iba a conseguir eso sin poder demostrar que mi negocio era serio, ¡en todas partes me pedían los documentos de mi empresa! Ahí entendí que había llegado el momento de ser un/a emprendedor/a con todas las de la ley.

En las siguientes guías, voy a contar paso a paso mi experiencia en la realización de los trámites para que mi negocio tuviera todos los papeles necesarios, y mis clientes, proveedores, financiadores y el Estado pudieran depositar en mí su confianza. Yo sé que puedes tener muchas dudas al respecto. Uno piensa que el trámite es largo, lento, caro, y que no es necesario. Pero les puedo contar que conociendo bien qué hay que hacer, cómo hay que hacerlo y dónde hacerlo, la cosa se facilita un montón.Además, ya este trámite puede hacerse en línea y en un solo día.

¡Qué más fácil!

En base a mi experiencia, puedo decirte que tener el negocio en regla es clave para crecer y tener más clientes.También te ayudará a vivir tranquilo, sin temor a decomisos o multas por operar sin permiso, y sabiendo que tus cosas y las de tu familia están protegidas de los vaivenes de tu negocio.

Te hará también sentirte menos solo, porque podrás buscar apoyos económicos y otros, en el Estado o en el mundo privado, si alguna vez los necesitas o tienes ganas de darte un salto y crecer. Además, podrás hacer mejores negocios con tus proveedores, para producir más y mejor; podrás lucir tu marca de manera oficial y estar en las redes sociales.

En lo personal, por fin pude contar con un plan de salud para mí y mis hijos, cotizar para mi previsión, y hasta pude darme el gusto de llevar a mi familia de viaje.

Llega el momento en que tu emprendimiento tiene que madurar, para que tu esfuerzo saque los mejores frutos. En ese desafío, yo te voy a ayudar pasito a pasito.

Guía 2

Una ruta con siete pasos

Ya te conté de lo bueno que fue para mí el haberme decidido a convertir mi idea de negocio en una empresa con todas las de la ley y de lo valioso que fue el tener todos los papeles al día.

Ahora te voy a mostrar una panorámica general de lo que tienes que hacer para crear y registrar tu empresa y poner todo en regla.

Hasta hace poco, eso era bien complicado, con una serie de trámites que demoraban días y te llevaban de aquí para allá. Pero ahora hay una manera más simple de hacerlo. Tanto, que la mayor parte de esos trámites se pueden hacer en línea y en un ratito. ¿Cómo? A través del portal tuempresaenundía.cl.

Con esa herramienta, puedes avanzar desde crear tu empresa hasta obtener el RUT en un solo trámite. Antes, eso demoraba tres trámites en lugares distintos y, además salía más caro.

Hay personas que todavía hacen todo el papeleo de su negocio de esa manera tradicional. Lo que es yo, no me compliqué; preferí el camino corto.

Sea como sea, igual hay que partir por decidir qué tipo de empresa quieres ser, ya sea como persona natural o como persona jurídica. En palabras simples, decidir si vas a ir solo o acompañado, y si vas a poner todos los huevos en la misma canasta, o mejor separarás aguas entre tu negocio y tu persona

Tomada esa decisión, lo que sigue es la constitución y registro de tu negocio o servicio. Y ahí eliges: lo hago por el camino simplificado, a través de TU EMPRESA EN UN DIA, o lo hago por la vía tradicional, trámite por trámite, paso por paso.

Para que te des una idea más clara, te cuento esos pasos:

1. Uno es la Constitución legal de tu Empresa, el momento en que le pones nombre, forma y dirección, entre otros datos. Si usara una metáfora: es cuando firmas su Certificado de Nacimiento.
2. El siguiente es la publicación en el Diario Oficial de que tu empresa ha sido creada.
3. Y otro paso es la inscripción en el Registro de Comercio , para acreditar ante otros que tu empresa existe legalmente. En la metáfora anterior, equivaldría al momento en que se inscribe al recién nacido en el Registro Civil.
4. Y recién en el siguiente paso, ya puedes obtener el RUT de tu negocio en el Servicio de Impuestos Internos

A través de TU EMPRESA EN UN DÍA, en cambio, avanzas todas estas etapas ¡sin moverte del escritorio y en un mínimo de tiempo! Y con el RUT que ahí te dan, haces la declaración de Inicio de Actividades en este Servicio. Ya tienes el carnet de identidad de tu empresa y con eso asumes tu compromiso tributario.

El trámite que sigue es solicitar todos los Permisos necesarios para operar, según tu rubro. Dentro de los más importante están la Patente Municipal, que te autoriza para instalar tu local u oficina en una comuna, y los permisos sanitarios.

En los Pasos finales de este proceso o Ruta de Formalización, te preocupas de Poner en Orden la documentación y otros detalles, pero de esto te hablaré en otro capítulo.

¡Y listo!

Como ves, se cuentan varios pasos en la Ruta de Formalización tradicional. Y si lo haces a través de TU EMPRESA EN UN DIA, la cosa es tan simple, que si partes hoy mañana habrás llegado a la meta.

Podrás decir que tu empresa ha nacido, es reconocible por todos y puede operar en regla y con total tranquilidad.

De esta manera, el negocio o servicio al que te has dedicado con tanto esfuerzo, podrá seguir creciendo hasta donde tú quieras.

Guía 3

Nace una empresa

En la guía anterior, te mostré una panorámica general de la ruta para convertir un negocio o servicio en una empresa hecha y derecha.

Antes del año 2013, había que recorrer uno a uno cada paso de ese proceso. Por suerte, ese año se creó el Registro electrónico de Empresas y Sociedades, RES, que a través del portal Tu Empresa en un Día simplifica los principales trámites para crear, registrar y obtener el Rut de un negocio. Y si cuentas con una firma electrónica avanzada, ¡el registro sale gratis! Si no, puedes firmar electrónicamente en una notaría, a un costo muy barato.

Para poner en regla tu negocio, hay que partir por decidir algunas cosas: ¿quiero tener socios ahora o mañana? ¿qué servicios quiero prestar, qué quiero vender o producir? ¿dónde voy a operar? ¿cuánto puedo invertir? Son las preguntas que a mí me ayudaron a decidir qué tipo de empresa era mejor para mi negocio

En esta decisión, hay dos caminos posibles:

Uno es constituir la empresa como persona natural, el otro es hacerlo como persona jurídica

Como persona natural, tú asumes a título personal todos los derechos y obligaciones de tu negocio o servicio. Es como poner todos los huevos en la misma canastaComo persona natural, tú asumes a título personal todos los derechos y obligaciones de tu negocio o servicio. Es como poner todos los huevos en la misma canasta

En este caso, tu negocio puedes tomar alguna de las siguientes formas:

Empresa unipersonal o Persona natural con giro, la forma más sencilla que existe en Chile y que puede tomar la figura de una Microempresa familiar, solicitando esa patente en la Municipalidad, si es que operas en tu propia casa y el capital inicial no es mayor a 1.000 UF. Muchos almacenes de barrio toman esta forma, por citar un caso.

Si, en cambio, decides ser persona jurídica, tienes la ventaja de que las responsabilidades y finanzas de tu negocio se separan de las tuyas personales. O sea, pones los huevos en distintas canastas.

En este caso, las formas más frecuentes son:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, en la que tú serás siempre el único dueño;

Sociedad de Responsabilidad Limitada on más de un socio y sin la opción de que alguno se retire o ingresen nuevos.

Y Sociedad por Acciones si es que esperas tener socios a futuro.

El paso siguiente se refiere a la Constitución Legal de la Empresa.

A través del portal TU EMPRESA EN UN DIA, la sociedad se constituye mediante un formulario que es suscrito por todos los socios, a través de firma electrónica o ante Notario. Hecho eso, y en forma inmediata, el Servicio de Impuestos Internos te asignará un Rut.

¡Tan simple como eso!

En el proceso tradicional, la Constitución legal de la empresa se hace ante Notario, quien certifica con su firma la escritura de tu empresa. Si lo haces de este modo, quizás debas recurrir a un abogado para redactar la escritura, aunque también puedes solicitarla en la misma Notaría. Los datos que debes incluir puedes revisarlos en el Manual de este curso.

Creada la empresa por esta vía tradicional, debes publicarla en el Diario Oficial, lo que puedes hacer a través de su web, en un plazo de 60 días. En ese mismo plazo, además tienes que inscribir tu empresa o sociedad en el Registro de Comercio, para acreditar formalmente su existencia. Por suerte, este trámite también está en línea, a través de la página del Conservador de Bienes Raíces.

Concluida esta primera etapa en este proceso o Ruta de Formalización, ¡ya puedes decir que tienes una empresa!

Te recuerdo que este curso va acompañado de una guía descargable, donde puedes encontrar más información sobre lo que hemos visto en este capítulo. Ahí puedes conocer también qué proceso seguir en el caso de una cooperativa, cuya constitución se hace través del Registro de Cooperativas.

Guía 4

La empresa se pone en marcha

En el capítulo anterior te hablé de la creación y el registro de tu negocio, y te dije que existe una manera simplificada de hacer eso, a través del portal TU EMPRESA EN UN DIA, y una manera tradicional, con escritura en Notaría, quizás un abogado y más trámites.

El paso que sigue ahora es la Declaración de Inicio de Actividades ante el Servicio de Impuestos Internos, y la obtención del RUT de tu negocio, si es que has avanzado hasta aquí por la vía tradicional. Esto se relacionan con el compromiso tributario que toda persona natural o jurídica que vende, produce o presta servicios en Chile adquiere frente al país.

Este trámite, que también está en línea en la web del Servicio, lo tienes que hacer en un plazo máximo de 60 días desde la fecha en que comienzas a vender, producir o prestar tus servicios.

Si constituiste tu emprendimiento como persona natural, debes declarar el inicio de actividades en el Servicio de Impuestos Internos, presentando:

• Tu cédula de identidad
• un documento que acredite tu domicilio
• y el Código de actividad económica relacionado a tu negocio o servicio.

Si, en cambio, tu empresa fue creada como persona jurídica, te pedirán los documentos que salieron de los trámites realizados en TU EMPRESA EN UN DIA, O los siguientes si es que elegiste la vía tradicional:

• Escritura de Constitución certificada ante Notario y su Extracto,
• publicación en el Diario Oficial
• e Inscripción en el Registro de Comercio.

Avancemos al siguiente Paso en este proceso o Ruta de Formalización. Me refiero a la Obtención de la Patente y los Permisos que sean necesarios para que tu empresa pueda operar.

Dónde sacar la patente, qué permisos pedir y dónde pedirlos, va a depender de dónde y cómo vas a operar y del rubro o giro comercial de tu negocio o servicio. Cosas como condiciones estructurales, sanitarias y ambientales, pueden ser requisitos necesarios para obtener tu Patente Comercial. Un ejemplo: si tu negocio se relaciona con la producción de alimentos, vas a requerir una Autorización Sanitaria, que debe solicitarse al Seremi de Salud antes de partir.

El permiso obligatorio y común a cualquier actividad comercial que va a funcionar en un local u oficina, cualquiera sea, es la Patente Municipal. Esa Patente es la que te da la autorización para poner ese local u oficina en la comuna. Y algo re importante: ¡incluso si tu lugar de trabajo es tu domicilio particular, debes contar con patente municipal!

Dependiendo del tipo de actividad económica, las categorías de Patente Municipal son:

• Microempresa Familiar o MEF
• Comercial
• Profesional
• y otras.

Para un mayor detalle de los Pasos que acabamos de ver, revisa la guía descargable que acompaña este curso.

Ahora, ¡ya puedes abrir las puertas de tu nueva empresa y ponerla en marcha con total tranquilidad!

Guía 5

Todo puesto en orden

Entramos ahora a los pasos finales en esta Ruta de Formalización.¿Qué cosas deberías tener en cuenta antes de ponerte cien por ciento en marcha? Primero, timbrar los libros y documentos exigidos por el Servicio de Impuestos Internos, o sino obtener su versión digital.

Entre los documentos que puedes necesitar hay:

• Facturas,
• Boletas de Venta,
• Guías de Despacho,
• Notas de Crédito,
• Libros Contables,
• Boletas de Honorarios,
• y otros.

Y si quieres postular al sistema de Facturación Electrónica, puedes hacerlo a través de la página web del Servicio de Impuestos Internos.

Al emitir esta documentación, no te olvides de incluir datos como:

• Nombre o Razón Social
• Rut de la empresa
• Domicilio comercial
• y Giro de Actividades

Otro paso final es abrir una cuenta bancaria a nombre de tu empresa. Incluso si tú decidiste operar como persona natural con giro o como microempresa familiar, hacer esto facilitará mucho la gestión de tu negocio, porque podrás manejar esos dineros en forma separada de los tuyos personales.

También te sugiero adquirir un dominio web, porque los negocios se mueven cada día más a través de internet y las redes sociales, y no puedes quedarte fuera de eso.

Por último, si es que los trámites de formalización los haces en la forma tradicional, te aconsejo resguardar en Notaría una copia de la documentación de Constitución de tu Empresa.

¡Y eso es todo!

Ya has convertido tu negocio o servicio en una empresa con todas las de la ley, que pueda proyectar su futuro con mejores oportunidades.

Ya puedes contar con el acompañamiento y asesoría que ofrecen organismos como Corfo y los Centros de Negocios Sercotec; puedes participar de licitaciones públicas y privadas; puedes acceder a créditos y otras formas de financiamiento claras y reguladas.

Tu negocio ya tiene su propio nombre, tienes posibilidades de ganar nuevos clientes, y contar con mejores proveedores y trabajadores. Por fin, tienes todo en regla y cuentas con los permisos para operar con tranquilidad.

De tu esfuerzo y buena gestión dependerá lo que sigue. ¡Te deseo mucho éxito!